Como fazer envios de e-mail em massa

Como acessar

O módulo poderá ser encontrado no Menu Inicial da plataforma. No ambiente de testepara esse manual, ele se encontra como último módulo da seção Tools. Clique no módulo,para acessá-lo.

Tela principal:

Templates de e-mails

Ao acessar o módulo você poderá visualizar a interface de envio e de criação de modelos de e-mail. Para podermos utilizar o envio de e-mail pela plataforma, primeiro devemos criar um modelo de e-mail, esse modelo é como se fosse um e-mail já com o conteúdo pré-definido. Veremos a seguir como criar esse modelo.

Com a mala direta aberta, selecione a aba “Template de e-mails”. Ao clicar, você poderá visualizar os modelos de e-mails já criado e um botão para criar um modelo novo.

Novo Template

Par criar um template de e-mailclique no botão “NOVO TEMPLATE”. Uma tela à direita do botão irá se abrir e você visualizará todas as personalizações que você poderá realizar no seu template de e-mail. As personalizações são:

1. Descrição do template;
2. Assunto do e-mail;
3. Corpo do e-mail;
4. Macros do corpo do e-mail;
5. Anexos padrão do template.

Novo Template - Descrição

A partir de agora, veremos o que significa cada campo, começando pelo campo “Descrição” do template.A descrição é o nome do template no sistema, ele serve apenas para identificação dentro da mala direta.

Novo Template - Corpo

O corpo é corpo do e-mail, é aonde vai à mensagemque você deseja enviar ao usuário. Nesse corpo doe-mail é possível adicionarmos variáveis demacrosubstituição, essas variáveis permitem que nahora do envio, ela seja substituída por umainformação do seu desejo como o nome do aluno,datas, links etc. No exemplo ao lado, o corpo possui 3 macros, asmacros são representadas da seguinte maneira “@@MACRO@@”, onde o termo ”MACRO” é ainformação de desejo. Ao informar a macro nocorpo, ela poderá ser vista na parte de macros,onde você deverá informar uma descrição para amacro e um valor default.

Novo Template - Anexos

Na parte de anexos, podemos deixar alguns anexos padrão para o envio do template, como pdfs deinstrução, banners etc. Como orientação, sugerimos se possível, para templates com anexo, verifique a possibilidade desse anexo ser um link e esse link ser adicionado ao corpo do e-mail, onde o usuário consiga clicar no link na mensagem e acessar o arquivo, dessa forma conseguimos mais velocidade na entrega dos e-mails aos usuários, pois os envios serão apenas texto, diferente se você adicionar um arquivo físico no e-mail.

Novo Template - Salvar + Visualizar e-mail

Com tudo configurado, podemos clicar no botão “Salvar” para salvar o e-mail criado e depois podemos clicar em “Visualizar E-mail” localizado ao final da página, para visualizar o template que criamos.

Mala Direta - Envio Simples

Com templates de e-mails criados, agora podemos realizar os envios. Temos duas formas de fazer um envio de e-mail: De forma simples, ou em massa a partir de uma planilha. Nesse primeiro momento veremos a forma simples de se fazer.

Para fazer um envio simples de e-mail, selecione a aba “Mala Direta” e clique em “NOVO ENVIO” e a tela de envio, aparecerá ao lado.

Para fazer o envio, siga o passo a passo abaixo:

1. Selecione o template de e-mail a ser enviado;
2. Informe o assunto no campo descrição;
3. Informe o destinatário. Se for mais de um, informe os e-mails separando-os por “;”;
4. Caso o seu template possua macros no corpo do e-mail, os campos das macros irão aparecer e você poderá preencher os valores;
5. Caso queira anexar um ou mais arquivos, realize o upload pelo botão;
6. Caso necessário, você poderá agendar o envio aoinvés de enviar imediatamente;
7. Você pode clicar no botão de visualizar e-mail para ver um exemplo de como será enviado;
8. Com tudo ok, para enviar clique no botão “ENVIAR AGORA”.

Você poderá visualizar o status dos seus envios no grid à esquerda da tela, e clicando no ícone de lupa você poderá ver mais detalhes do envio.

Mala Direta - Envio Por Planilha

Veremos a seguir como você pode fazer o mesmo envio só que a partir de uma planilha.

Para fazer um envio de e-mail a partir de uma planilha, selecione a aba Mala Direta > Novo Envio > Selecionar arquivo, ao lado direito irá abrir a tela de envio por planilha.

Para realizar o envio por planilha primeiro devemos selecionar o template de e-mail que vamos usar no envio e após selecionar, devemos subir a nossa planilha já estruturada da forma como o template solicita. Repare que ao selecionar o template, foi exibido algumas instruções de como a planilha deve estar estruturada para poder enviar o template. Veremos na próxima imagem, como estruturar a planilha seguindo as instruções.

Envio por planilha - Instruções

Seguindo as instruções do nosso template de exemplo mostrado na pagina anterior, devemos:

1. Na coluna A da planilha devemos informar o e-mail do aluno;
2. Como nosso template de e-mail possui macros aonde irá o nome do aluno, data, link e saudação. Nas próximas colunas devemos adicionar essas informações na planilha. Então:
• Na coluna B devemos informar o nome do aluno que corresponde a macro @@ALUNO@@
• Na coluna C devemos informar um valor para a macro @@DATA@@
• Na coluna D devemos informar um valor para a macro @@LINK@@
• Na coluna E devemos informar um valor para a macro @@SAUDACAO@@

No exemplo abaixo, estarei encaminhado o e-mail para duas pessoas, portanto a planilha deverá ficar assim:.

Envio por planilha - Upload e Anexo

Após a formatação correta da planilha, temos mais alguns passos para seguir antes de realizar o envio, são eles:

1. Informar uma descrição (assunto) do e-mail;
2. Anexar mais arquivos no envio do e-mail, caso necessário;
3. Clicar em ENVIAR AGORA.

Você poderá visualizar o status dos envios no grid à esquerda da tela, e clicando no ícone de lupa você poderá ver mais detalhes do envio.

Envio por planilha - Informações e Boas práticas

Veremos a seguir como você pode fazer o mesmo envio só que a partir de uma planilha.

• Economia de Processamento e Performance:
1. Se for possível anexar o arquivo no corpo do e-mail, como link ou imagem;
2. Se precisar anexar o arquivo físico, tentar controlar o tamanho e a quantidade de anexos(Compactar sempre que possível);
3. Se possível dividir o envio grande em mais de uma planilha (Região, Curso etc.. ou por quantidade 1k em um e um 1k em outra);
4. Existem 2 tempos de envio a do sistema para o servidor e do servidor para o cliente. Se o enviofoi realizado pelo sistema, mas o e-mail ainda não chegou, é porque o servidor ainda nãoencaminhou ao cliente.
• Redução de erro:
1. Os links de arquivos que vão em anexo na planilha, devem ter extensão visível no link. Ex: imagem.png;
2. Qualidade dos dados, atenção para o e-mail, sem espaços ou caracteres inválidos.