Cómo Enviar Correos Electrónicos Masivos

Cómo Acceder

El módulo se puede encontrar en el menú principal de la plataforma. En el entorno de prueba de este manual, se encuentra como el último módulo en la sección Herramientas. Haga clic en el módulo para acceder a él.

Pantalla Principal:

Plantillas de Correos Electrónicos

Al acceder al módulo, podrá ver la interfaz de envío y crear plantillas de correo electrónico. Para enviar correos electrónicos a través de la plataforma, primero debemos crear una plantilla de correo electrónico, que es como un correo predefinido con contenido. Veremos cómo crear esta plantilla.

Con el correo directo abierto, seleccione la pestaña “Plantillas de correos electrónicos”. Al hacer clic, podrá ver las plantillas de correos electrónicos ya creadas y un botón para crear una nueva.

Nueva Plantilla

Para crear una nueva plantilla de correo electrónico, haga clic en el botón “NUEVA PLANTILLA”. Se abrirá una pantalla a la derecha del botón, donde podrá ver todas las personalizaciones que puede realizar en su plantilla de correo electrónico. Las personalizaciones son:

1. Descripción de la plantilla;
2. Asunto del correo electrónico;
3. Cuerpo del correo electrónico;
4. Macros del cuerpo del correo electrónico;
5. Archivos adjuntos predeterminados para la plantilla.

Nueva Plantilla - Descripción

Ahora veremos lo que significa cada campo, comenzando con el campo “Descripción”. La descripción es el nombre de la plantilla en el sistema y se utiliza para la identificación dentro del correo directo.

Nueva Plantilla - Cuerpo

El cuerpo es el contenido del correo electrónico, donde va el mensaje que desea enviar al usuario. En este cuerpo del correo electrónico, podemos agregar variables de macro sustitución. Estas variables permiten que, durante el envío, se reemplace la información deseada, como el nombre del estudiante, fechas, enlaces, etc.

En el ejemplo al lado, el cuerpo contiene 3 macros, representadas como “@@MACRO@@”, donde el término “MACRO” es la información deseada. Al ingresar una macro en el cuerpo, aparecerá en la sección de macros, donde debe proporcionar una descripción y un valor predeterminado para la macro.

Nueva Plantilla - Archivos Adjuntos

En la sección de archivos adjuntos, puede agregar algunos archivos predeterminados para el envío de la plantilla, como archivos PDF, pancartas, etc. Como orientación, sugerimos que, si es posible, para plantillas con adjuntos, verifique si el archivo adjunto puede ser un enlace y agregar ese enlace en el cuerpo del correo electrónico. Esto permitirá que el usuario haga clic en el enlace y acceda al archivo, lo que mejora la velocidad de entrega del correo electrónico, ya que solo se enviará texto, a diferencia de cuando se agrega un archivo físico al correo.

Nueva Plantilla - Guardar + Vista Previa del Correo

Una vez que todo esté configurado, puede hacer clic en el botón “Guardar” para guardar el correo electrónico creado y luego hacer clic en “Vista previa del correo” al final de la página para ver la plantilla que creamos.

Correo Directo - Envío Simple

Con las plantillas de correos electrónicos creadas, ahora podemos realizar los envíos. Hay dos formas de enviar un correo electrónico: de forma simple o masiva a partir de una hoja de cálculo. En este primer paso, veremos cómo hacer un envío simple.

Para hacer un envío simple de correo electrónico, seleccione la pestaña “Correo Directo” y haga clic en “NUEVO ENVÍO”. Aparecerá la pantalla de envío a la derecha.

Para enviar el correo, siga los pasos a continuación:

1. Seleccione la plantilla de correo electrónico que se enviará;
2. Ingrese el asunto en el campo de descripción;
3. Ingrese el destinatario. Si hay más de uno, separe los correos electrónicos con “;”;
4. Si su plantilla contiene macros en el cuerpo del correo electrónico, aparecerán los campos de las macros y podrá completarlos;
5. Si desea adjuntar uno o más archivos, cárguelos a través del botón;
6. Si es necesario, puede programar el envío en lugar de enviarlo de inmediato;
7. Puede hacer clic en el botón de vista previa para ver cómo se enviará el correo electrónico;
8. Cuando todo esté listo, haga clic en el botón “ENVIAR AHORA”.

Podrá ver el estado de sus envíos en la cuadrícula a la izquierda de la pantalla, y haciendo clic en el ícono de lupa podrá ver más detalles sobre el envío.

Correo Directo - Envío por Hoja de Cálculo

Ahora veremos cómo puede hacer el mismo envío pero a partir de una hoja de cálculo.

Para hacer un envío de correo electrónico desde una hoja de cálculo, seleccione la pestaña Correo Directo > Nuevo Envío > Seleccionar Archivo. Aparecerá la pantalla de envío por hoja de cálculo a la derecha.

Para enviar por hoja de cálculo, primero debe seleccionar la plantilla de correo electrónico que usará y, después de seleccionarla, cargar su hoja de cálculo ya estructurada como lo requiere la plantilla. Tenga en cuenta que al seleccionar la plantilla, aparecerán instrucciones sobre cómo debe estar estructurada la hoja de cálculo para poder enviar la plantilla.

Envío por Hoja de Cálculo - Instrucciones

Siguiendo las instrucciones para la plantilla de ejemplo mostrada en la página anterior, debemos:

1. En la columna A, ingrese el correo electrónico del estudiante;
2. Como nuestra plantilla de correo electrónico tiene macros para el nombre del estudiante, la fecha, el enlace y el saludo, debemos agregar esta información en las columnas siguientes:
• En la columna B, ingrese el nombre del estudiante correspondiente a la macro @@ALUNO@@;
• En la columna C, ingrese un valor para la macro @@DATA@@;
• En la columna D, ingrese un valor para la macro @@LINK@@;
• En la columna E, ingrese un valor para la macro @@SAUDACAO@@;

En el ejemplo a continuación, estoy enviando el correo a dos personas, por lo que la hoja de cálculo debe lucir así:

Envío por Hoja de Cálculo - Carga y Archivos Adjuntos

Después de formatear correctamente la hoja de cálculo, hay algunos pasos adicionales antes de realizar el envío:

1. Ingrese una descripción (asunto) para el correo electrónico;
2. Adjunte más archivos si es necesario;
3. Haga clic en ENVIAR AHORA.

Podrá ver el estado de sus envíos en la cuadrícula a la izquierda de la pantalla, y al hacer clic en el ícono de lupa podrá ver más detalles sobre el envío.

Envío por Hoja de Cálculo - Información y Buenas Prácticas

A continuación, veremos cómo puede hacer el mismo envío pero a partir de una hoja de cálculo.

• Optimización del Procesamiento y el Rendimiento:
1. Si es posible, adjunte el archivo en el cuerpo del correo electrónico como enlace o imagen;
2. Si necesita adjuntar un archivo físico, intente controlar el tamaño y la cantidad de archivos adjuntos (comprimir siempre que sea posible);
3. Si es posible, divida el envío grande en varias hojas de cálculo (por región, curso, etc. o 1k en una y otro 1k en otra);
4. Hay dos tiempos de envío: del sistema al servidor y del servidor al cliente. Si el envío se realizó desde el sistema pero el correo aún no ha llegado, significa que el servidor aún no lo ha enviado al cliente.
• Reducción de Errores:
1. Los enlaces de archivos que van adjuntos en la hoja de cálculo deben tener extensión visible en el enlace. Ejemplo: imagen.png;
2. Calidad de los datos, preste atención al correo electrónico, sin espacios o caracteres inválidos.