Notificación AnnA
AnnA Notification es un módulo de AnnA que te permite enviar notificaciones activas a uno o más usuarios, ya sea en formato de lista de números o importando una hoja de cálculo con los números a ser notificados.
Plantilla de mensaje activo
Es una notificación activa, enviada al cliente a través de la plataforma AnnA. Esta funcionalidad permite una comunicación más ágil y efectiva con el público objetivo, convirtiéndose en una estrategia valiosa para optimizar la interacción con tus clientes.
Importancia del mensaje activo
El mensaje activo es importante para contactar clientes, llamándolos a una atención vía WhatsApp, comunicarles algo importante que ocurrirá en la empresa, realizar campañas de marketing y mucho más.
Cuándo utilizarlo
Ya hemos visto la importancia del mensaje activo, ahora revisemos en qué momentos puedes utilizar estos mensajes activos:
- Reactivar conversaciones expiradas en curso;
- Reactivar conversaciones expiradas en la cola de espera;
- Contactar a un usuario que ya haya hablado previamente con un agente en la plataforma;
- Realizar una comunicación activa en masa, mediante una lista de teléfonos o una hoja de cálculo.
Reactivando conversaciones expiradas vía chat
Para reactivar conversaciones expiradas en curso, es posible enviar el mensaje desde la pantalla de atención.
¿Qué es una conversación expirada?
Antes de continuar con la reactivación de una conversación expirada, es fundamental comprender el concepto. Cuando estás en una atención activa, pero el cliente deja de responder por un período superior a 24 horas, la conversación se marca como expirada, lo que imposibilita el envío de nuevos mensajes a ese cliente.
¿Cómo reactivar una conversación expirada?
Ya entendimos qué es una conversación expirada, en la cual no podemos enviar mensajes. Pero, ¿cómo podemos contactar al cliente? Es necesario reactivar la conversación.
Esta es la pestaña “galería“.
Al seleccionar, podrás visualizar una vista previa de la plantilla elegida.
Una vez que el cliente responda, la conversación será restablecida.
Reactivando conversaciones expiradas en la fila de atención
Es posible reactivar conversaciones expiradas en la fila enviando un mensaje activo desde la pantalla de atención.
Identificando conversaciones expiradas en la fila
Antes de enviar un mensaje activo, es necesario identificar un contacto en fila que haya expirado.
Mensaje activo para reactivar conversaciones expiradas en fila
Con la lista de notificaciones abierta, es posible identificar las conversaciones expiradas en la fila.
Envío a través del módulo: “Datos de la Empresa”
Esta forma es ampliamente utilizada cuando el objetivo es alcanzar un gran número de clientes o leads, ya sea para comunicados, ofertas o encuestas de satisfacción. Esta estrategia es especialmente útil para expandir tu base de clientes y, al mismo tiempo, fortalecer la relación con el público objetivo mediante acciones personalizadas y eficaces.
Datos de la Empresa
La siguiente forma de enviar mensajes activos es a través del módulo de “Datos de la empresa”, ubicado en la pantalla inicial de la plataforma.
Notificaciones
Notificaciones: Nuevo Envío
Notificaciones: Pantalla de Envío
Cuando hagas clic en NUEVO ENVÍO, aparecerá en el lado derecho la Pantalla de Envío.
Método de envío: Lista
Este método de envío es altamente flexible, ya que permite la inclusión de números de contacto y ofrece una previsualización de la plantilla antes del envío.
Después de hacer clic en “Enviar Ahora”, recibirás una confirmación inmediata si el envío fue exitoso o no.
Atención: es importante resaltar que el procesamiento y el envío de las plantillas no ocurren de inmediato. Después del envío, entran en una cola de espera, aguardando su turno para ser procesadas y enviadas. Puedes seguir el estado en la misma pantalla de Envío.
Método de envío: Hoja de cálculo
Este método de envío implica el uso de una hoja de cálculo previamente formateada que contiene la base de usuarios para los que deseas enviar las plantillas.
Hoja de cálculo: ¿Qué es el envío mediante hoja de cálculo?
El envío masivo a través de una hoja de cálculo es un método altamente eficiente, especialmente cuando se trata de practicidad, ya que para utilizar este método, basta con exportar una base de datos en una hoja de cálculo en el formato que el sistema solicita, para la plantilla que deseas enviar.
Ahora que ya entendemos la importancia del envío mediante hoja de cálculo, vamos a explorar algunos ejemplos ilustrativos. A continuación, aprenderemos paso a paso cómo estructurar la hoja correctamente, garantizando que esté organizada y lista para el envío de los mensajes.
Cómo efectuar el envío mediante hoja de cálculo
Los pasos para efectuar el envío son similares al método anterior. Sin embargo, en la pantalla de NUEVO ENVÍO, seleccionaremos la opción SELECCIONAR ARCHIVO para enviar la plantilla a través de la hoja de cálculo formateada.
Esta es la pantalla específica para el envío de plantillas a través de una hoja de cálculo formateada. Aquí, podrás seleccionar el archivo de la hoja de cálculo que contiene los datos de los usuarios para el envío.
Estructura de la hoja de cálculo
La estructuración de la hoja de cálculo debe estar en conformidad con la plantilla seleccionada. Es fundamental seguir las instrucciones de estructuración de la hoja de cálculo proporcionadas al seleccionar la plantilla. A continuación, tendremos ejemplos de cómo realizar este proceso de forma adecuada.
La hoja de cálculo de envío es una herramienta poderosa para enviar mensajes automatizados. Sigue algunas instrucciones específicas para usarla correctamente:
- Asegúrate de tener una hoja de cálculo correctamente formateada, con las columnas e información necesarias.
- Rellena los campos correctamente, como números de teléfono con DDI y DDD y valores para macros, si es aplicable.
- Evita intervalos con celdas vacías entre las columnas de cada fila.
- Verifica que no haya filas en blanco en la primera columna, ya que esto indica el fin de la lectura de la hoja de cálculo.
A continuación, tenemos ejemplos con una hoja de cálculo que usa tres columnas, de A hasta C.
El número de teléfono en la primera columna es esencial para identificar y contactar al cliente al enviar mensajes.
La sustitución de macros es una técnica para reemplazar palabras clave o variables por valores específicos en un texto. La sustitución de macros ofrece libertad para personalizar y adaptar el contenido.
Para mejor comprensión, vamos a identificar dónde se ubicarían los valores en la hoja de cálculo usando los campos del modelo de lista como ejemplo.
De esta forma, el mensaje llega al cliente con las macros debidamente sustituidas.
Recordando la estructura.
- Columna A: Número de teléfono.
- Columna B: Será una macro, inserta el valor para la macro {{1}} que representa el campo 1 de macro del template. Esta variable será sustituida por el valor correspondiente en cada envío.
- Columna C: Si hay columnas a partir de la C, estas también serán macros, el procedimiento será el mismo que en la columna B.
Cómo realizar el envío con una hoja de cálculo
Ahora que sabemos cómo estructurar la hoja de cálculo, podemos continuar con el envío.
Cómo consultar el envío con hoja de cálculo
Pantalla de consulta del envío realizado.
En esta pantalla, tienes acceso a la información sobre el estado del envío y también puedes descargar la hoja de cálculo.
Contactar a usuarios que ya han tenido una atención previa
Envía mensajes activos a atenciones finalizadas y retoma la comunicación con los clientes.
Contactar chats finalizados
En el contexto de los mensajes activos, tenemos la capacidad de establecer comunicaciones con los clientes incluso después de la finalización de una atención. Esto significa que, aunque una conversación anterior haya sido concluida, todavía es posible iniciar una nueva interacción con el cliente a través de los mensajes activos.
Este recurso ofrece la oportunidad de retomar el contacto con los clientes y establecer nuevas conversaciones, ya sea para proporcionar soporte adicional, compartir información relevante o ofrecer nuevos productos o servicios. Con los mensajes activos, es posible mantener una comunicación continua y eficaz con los clientes, garantizando que sus necesidades sean atendidas de forma proactiva y personalizada.
Acceder a la pantalla de AnnA web
Para localizar una atención finalizada, primero es necesario acceder a la plataforma. ¡Vamos allá!
Encontrar los filtros
Ahora que estamos en la pantalla de AnnA Web, necesitamos filtrar las atenciones que han sido finalizadas.
Filtrar
Necesitamos aplicar el filtro para mostrar las atenciones finalizadas.
Seleccionar el contacto
Ahora que hemos filtrado las atenciones finalizadas, necesitamos seleccionar la conversación que queremos reactivar.
Enviar un mensaje activo
Con la conversación seleccionada, necesitamos enviar un mensaje activo.
Enviar un mensaje activo
Después de seleccionar el mensaje activo que deseas enviar, tendrás una vista previa y podrás confirmar el envío del mensaje.
Reactivando la conversación
El mensaje será enviado al cliente y cuando él interactúe aceptando, una conversación podrá ser iniciada.
De esta manera, será posible atender nuevamente al cliente con quien se había hablado anteriormente.
OBS:
Para realizar este tipo de envío, es necesario crear un template de atención y realizar el envío del template. La atención solo se iniciará si el cliente acepta la interacción de forma positiva. Por ejemplo, si él hace clic en “no”, la conversación no se iniciará.
